Dulu Cuma Catat Omzet? Ini 4 Cara Mulai Catat Biaya Usaha

Halo bos entrepreneur!

Apakah Anda Wajib Pajak Orang Pribadi (WP OP) yang dulu memenuhi persyaratan untuk menggunakan Norma Penghitungan Penghasilan Netto (NPPN) atau Pajak Penghasilan (PPh) Final UMKM? Keduanya menitikberatkan pencatatan omzet untuk menghitung pajak.

Pencatatan jauh berbeda dengan pembukuan yang mencakup harta, kewajiban, modal, penghasilan, biaya, penjualan, dan pembelian. WP OP yang tidak bisa menggunakan NPPN atau PPh Final UMKM serta WP Badan wajib menyelenggarakan pembukuan.

 

 

Belum familier dengan istilah pembukuan, NPPN, dan PPh Final UMKM? Baca juga Apa Efeknya Kalau Pakai Pembukuan, Pencatatan, atau PPh Final UMKM?

Kalau sekarang waktunya Anda atau perusahaan Anda beralih dari pencatatan ke pembukuan, jangan overthinking dulu! Kita mulai dari transaksi yang paling rutin yaitu biaya usaha. Simak tips praktis berikut supaya Anda tidak kewalahan ya!

#1: Buat daftar akun biaya sesuai sektor usaha

Untuk membuat daftar akun biaya, Anda harus paham dulu jenis biaya apa saja yang muncul di usaha Anda. Sesuaikan daftar ini dengan transaksi dan karakteristik usaha ya! Kalau perlu, kumpulkan dokumen tagihan lama untuk membantu Anda.

Tapi kalau Anda tidak mau repot membuat daftar akun biaya dari nol, Anda bisa menyontek template Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan untuk sektor usaha Anda di Coretax.

Sebagai contoh, Randy adalah pemilik PT Roda Kinclong yang bergerak di bidang cuci mobil. Setelah tidak lagi memenuhi syarat menggunakan PPh Final UMKM, perusahaannya harus menghitung PPh berdasarkan ketentuan umum. Untuk itu, PT Roda Kinclong perlu memperbaiki sistem pencatatan biayanya.

PT Roda Kinclong kemudian menyusun daftar akun biaya seperti berikut ini:

 

Ya, daftar akun biaya PT Roda Kinclong menyontek template SPT Tahunan Badan Coretax. Tepatnya sektor jasa, sesuai dengan kegiatan usaha cuci mobil mereka.

#2: Catat semua biaya usaha dengan rapi

Dengan pembukuan, Anda harus rajin mencatat biaya usaha. Bukan cuma biaya yang Anda bayar ya. Biaya penyusutan aset, misalnya, juga perlu Anda catat demi kepentingan Laporan Laba Rugi.

Sebagai contoh, berikut ini catatan biaya usaha PT Roda Kinclong untuk periode Januari 2027:

 

Supaya Anda mudah mencocokkan transaksi dengan dokumen pendukungnya, catat tanggal, penjelasan transaksi, jumlah biaya, dan nomor dokumen terkait. Anda juga bisa menambahkan kode akun biaya serta nama supplier atau lawan transaksi supaya Anda lebih mudah merekap biaya.

Tenang—ada kalanya catatan biaya tidak bisa terisi lengkap, apalagi kalau memang tidak ada dokumen pendukungnya. Misalnya untuk biaya penyusutan, dokumen yang digunakan bisa berupa tabel penyusutan yang Anda susun sendiri.

Berikut ini contoh rekap biaya PT Roda Kinclong selama Januari 2027:

 

Dalam contoh di atas, PT Roda Kinclong menggunakan daftar akun biaya dari template SPT Tahunan Badan sektor jasa. Rekap biaya pada akun-akun yang ditampilkan—mulai dari 5020 sampai 5399—mencakup data Januari 2027, sedangkan akun 5400 merupakan jumlah dari semua akun tersebut.

#3: Simpan dokumen pendukung biaya usaha selama sepuluh tahun

Begitu Anda menggunakan pembukuan, Anda harus rajin membeli folder, ordner, kardus, atau bahkan cloud storage ya. Masalahnya, Pasal 28 Ayat (11) UU KUP mengharuskan Anda untuk menyimpan buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan selama sepuluh tahun.

 

Mungkin dulu selama usaha Anda menggunakan NPPN atau PPh Final UMKM, Anda baru terbiasa menyimpan catatan omzet, tagihan ke customer, atau bukti pembayaran mereka.

Dengan pembukuan, jenis file yang harus Anda simpan pun semakin banyak. Contoh dokumen pendukung biaya bisa berupa catatan dan rekap biaya usaha Anda, tagihan dari supplier, atau bukti pembayaran Anda.

Bahkan kalau usaha Anda sudah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP), simpan Faktur Pajak Masukan (FPM) yang terkait dengan usaha Anda ya! FPM tersebut perlu Anda arsipkan dengan baik sebagai dokumen pendukung pengkreditan Pajak Masukan.

#4: Bedakan biaya usaha komersial dan fiskal

Apakah tugas pembukuan Anda sudah selesai begitu catatan biaya Anda lengkap? Tidak semudah itu, ferguso. Biaya yang Anda catat secara akuntansi belum tentu sesuai dengan aturan pajak, tepatnya Pasal 6 Ayat (1) UU PPh. Berikut sekilas cuplikannya:

 

Secara umum, DJP akan ‘meloloskan’ biaya yang tujuannya untuk kegiatan 3M—mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan.

Tapi ada beberapa jenis biaya yang punya persyaratan khusus. Misalnya biaya promosi tertentu harus dilengkapi daftar nominatif di SPT Tahunan.

Apakah usaha Anda membayar biaya admin marketplace, termasuk biaya promosi? Simak aturan pelaporannya di Usaha Anda Bayar Biaya Admin Marketplace? Begini Cara Catatnya di SPT Tahunan!

Sedangkan kalau biaya Anda termasuk dalam Pasal 9 Ayat (1) UU PPh, biaya tersebut tidak bisa dijadikan pengurang di SPT Tahunan. Kalau Anda telanjur memperhitungkannya, bisa jadi Anda malah kurang bayar pajak. Berikut sekilas cuplikan daftarnya:

 

Selain non-deductible expense yang tertulis secara eksplisit di Pasal 9 Ayat (1) UU PPh, biaya yang tidak memenuhi syarat tambahan—seperti biaya promosi tertentu tanpa daftar nominatif—juga tidak bisa dijadikan pengurang di SPT Tahunan.

Memangnya apa saja syarat supaya biaya usaha bisa dikurangkan di SPT Tahunan? Baca juga Sesuai Aturan, Ini Kisi-Kisi Biaya Usaha yang Boleh Tembus ke SPT Tahunan Badan

Ingat—UU PPh hanya mengatur biaya fiskal, bukan biaya komersial. Jadi biaya yang termasuk dalam Pasal 9 Ayat (1) UU PPh tetap boleh Anda tampilkan di Laporan Laba Rugi. Tapi saat mengisi SPT Tahunan, biaya tersebut harus Anda koreksi seperti gambar berikut ini:

 

Sebagai contoh, PT Roda Kinclong mengeluarkan biaya promosi ke pihak lain yang wajib dilengkapi daftar nominatif sesuai ketentuan. Tapi mereka belum membuatkan dokumennya, sehingga biaya tersebut tidak bisa dijadikan pengurang di SPT Tahunan dan mereka perlu melakukan penyesuaian fiskal positif.

Akhir Kata

Transisi Anda dari WP yang menggunakan pencatatan ke pembukuan memang ibarat kupu-kupu yang mentas dari kepompong.

Supaya pembukuan Anda lebih aman, kuncinya dimulai dari catatan biaya dan dokumen pendukung yang lengkap. Tapi mencatat biaya usaha memang tidak gampang, apalagi karena nilainya memengaruhi jumlah Penghasilan Kena Pajak dan PPh yang harus dibayar.

Oleh karena itu, mulailah dengan menyusun daftar akun biaya, mencatat transaksi secara rutin, dan menyimpan dokumen pendukungnya. Pastikan juga biaya yang Anda laporkan di SPT Tahunan sudah sesuai dengan ketentuan pajak.

Semoga transisi ini tidak membuat Anda keder dulu ya, bos entrepreneur. Tetap semangat!